Какие документы нужны для торговли на маркетплейсах?

Продажа продукции на маркетплейсе должна осуществляться в соответствии с требованиями законодательства. Продавец предоставляет необходимую документацию, доказывающую качество, безопасность изделий. Несоблюдение установленных правил ведет к получению штрафа, блокировке аккаунта, конфискации вещей. Стоит разобраться, какие документы для торговли на маркетплейсах обязательны.

Кто такой селлер и с чего начинается работа на маркетплейсах

Селлер – продавец товаров на онлайн-площадках. Он может быть самозанятым, ИП или юрлицом. Для начала работы на маркетплейсе требуется зарегистрировать аккаунт. Указывают данные:

• ФИО продавца.
• Страна проживания.
• Форма организации бизнеса.
• Юридический адрес при наличии.
• Данные банковского счета.
• ИНН, ОГРН, или ОГРНИП.

Оффлайн и онлайн продавец различаются по формату работы, зоне ответственности и особенностях взаимодействия с клиентами. Селлер продает товары через маркетплейс, без прямого контакта с потребителем. Он получает прибыль через онлайн-площадку, а не сразу из рук покупателя.

Основной пакет документов для начала продаж

Требования к документации разнятся в зависимости от конкретной платформы. Перечень основных бумаг включает:

1. Свидетельство о пройденной регистрации для юрлица и индивидуального предпринимателя. ИП также прилагают ОГРНИП. От самозанятого нужна справка о его статусе.
2. Копия паспорта и СНИЛС.
3. Реквизиты банковского счета, с которым будет работать продавец.
4. Бумаги, доказывающие права на реализуемую продукцию. Это лицензия, свидетельство о регистрации товарного знака.
5. Выписка из ЕГРЮЛ.
6. Доверенность для управления аккаунтом другим лицом при необходимости.
7. Договор с платформой. Это оферта, особенность которой в уже прописанных условиях, обязательных к принятию продавцом. Он не может изменить пункты, внести новые. Пользователь принимает оферту и приступает к работе. Некоторые площадки предлагают подписать договор дистанционно, так называемый контракт. Он подписывается электронной подписью, либо загружается отсканированная копия бумажного договора.

Сертификация и подтверждение качества товаров

Для реализации продукции требуется предоставить документы для продажи на маркетплейсах. Их отсутствие становится основанием признания действий селлера нелегальными, что чревато негативными последствиями.

Сертификат соответствия

Бумага подтверждает, что изделие соответствует установленным стандартам, ГОСТам и нормам. Типы сертификата:

1. Обязательный. Получают для категорий товаров, реализация которых без данного разрешения невозможна, считается незаконной.
2. Добровольный. Производитель или поставщик самостоятельно принимает решение о получении документа. Его наличие повышает доверие клиентов к продукции и компании.

Процедурой занимается аккредитованный центр. Необходимо подготовить сопроводительную документацию, предоставить образец товара для экспертизы. Оформление занимает от 10 дней. При отказе можно исправить недостатки и подать заявку повторно. Действие документа составляет 3-5 лет в зависимости от типа.

Декларация соответствия

Документ подтверждает соответствие изделия требованиям ЕАЭС, Техническому регламенту РФ. От сертификата отличается отсутствием специального бланка для подачи заявки. Декларация также обязательна. За данные, которые она содержит, ответственен сам заявитель. При ее оформлении продукция не проходит экспертизу. Процедура занимает меньше времени и обходится дешевле. Достаточно собрать нужные документы и подать заявку. Процессом занимается аккредитованные центры. Документ действует от 1 года до 5 лет в зависимости от типа.

Типы деклараций:

1. О соответствии техрегламенту ЕАЭС и ТС.
2. Подтверждения включения изделия в единый перечень продукции РФ.
3. О соответствии отечественным техрегламентам.
4. Подтверждение соответствия, оформленного по форме ЕАЭС.

Отказное письмо

Подтверждает отсутствие необходимости товару проходить сертификацию или декларирование. Некоторые маркетплейсы обязательно требуют оформление подобного письма, но большинство оставляют вопрос на усмотрение продавца.

Польза документа:

1. Отсутствие спорных ситуаций с контролирующими организациями, включая Роспотребнадзор. Документ докажет правоту селлера, если ему захотят выписать штраф за отсутствие сертификата на продукт.
2. Отсутствие приостановки продаж из-за блокировки карточки товара, всего магазина.

Стоимость оформления письма составляет 3500-4000 рублей. Документ действителен год. Иногда срок действия на документе не указан, что делает его бессрочным. Он теряет свою силу при условии внесения изменений в акты и нормы, связанные с актуальной категорией товара.

Оформлением занимается аккредитованный центр. Письмо можно получить и у производителя. Продавец заполняет заявление, где отражает данные о себе, технические характеристики продукции, ее идентификационные коды. Прикладывает учредительные документы, если речь о юрлице или ИП. В одно письмо включают до 20 позиций.

Какие товары требуют документов, а какие – нет

Единого списка, где проверяют все товары, подлежащие сертификации, нет. Но можно изучить Постановление №2425, где отмечена необходимая информация. Указаны категории продукции, сертифицировать которые обязательно:

1. Детские товары, включая одежду, канцелярию, мебель.
2. Электроника, бытовая техника.
3. Вещи из натуральных материалов, включая мех и кожу.
4. Медицинские изделия.
5. Продукты питания, БАДы.
6. Автомобильная продукция.
7. Материалы для строительства и отделки.

Полный список значится в соответствующем постановлении. Отсутствие нужного товара в перечне указывает на отсутствие необходимости его сертифицировать. К таким категориям относятся:

1. Одежда для взрослых.
2. Канцелярия.
3. Изделия для творчества, хобби.
4. Печатная продукция, включая журналы и книги.
5. Вещи ручной работы, но есть некоторые исключения.

Для описанных категорий продавцу рекомендуется получить отказное письмо. Его предоставляют маркетплейсу в доказательство, что сертификация не требуется.

Особенности работы с документацией на разных маркетплейсах

Площадки предъявляют разные требования к документации от продавца. Селлер сначала выбирает подходящую площадку, или несколько. Затем изучает нюансы предоставления бумаг.

Wildberries

Загружать документы в ЛК не требуется. Их продавец показывает по запросу администрации площадки или покупателя. Регистрация осуществляет по номеру телефона и ИНН. Подтверждение бренда не нужно. Исключение – когда селлер продает вещи конкретного известного лейбла. Передача кодов маркировки зависит от схемы сотрудничества. Для FBW продавец самостоятельно занимается формированием УПД. В остальных ситуациях идентификаторы указываются в ЛК.

Ozon

Для начала сотрудничества пользователь заполняет вступительную анкету. Указывается ИНН и данные предприятия. Выписки из ЕГРЮЛ, ЕГРИП загружаются в ЛК. Сертификаты требуются для пиротехники, детского питания и БАДов.

Проверка бренда достаточно серьезная. Требуется наличие лицензионного договора, письма-разрешения, соглашения о дистрибуции. Загружаются в отдельные вкладки ЛК. Передача кодов маркировки аналогична системе в Wildberries.

Яндекс.Маркет

При регистрации заполняется анкета, указывается ИНН. Требуются и другие данные в зависимости от формы бизнеса. Перекупщики загружают бумаги на бренд по желанию. Производители, самостоятельно реализующие свои изделия, обязательно предоставляют такие сведения.

Упаковка и маркировка проводятся продавцом самостоятельно в соответствии с действующим регламентом. Администрация площадки несет ответственность за проверку корректности обозначенных сведений.

МегаМаркет

Платформа допускает продажу изделий без сертификатов соответствия. Потребуется справка из ФНС, где указана используемая селлером система налогообложения. Подтверждать бренд не нужно. Маркировкой продавец занимается самостоятельно, включая учет и вывод кодов из товарооборота.

Aliexpress

Регистрация на маркетплейсе предполагает заполнение обширной анкеты. Сканы ИНН загружать не нужно. Договор заверяется электронной подписью селлера, при наличии. В остальных ситуациях документ распечатывается, подписывается и его скан загружается на площадку.

Серьезных требований к документации нет. Сертификат требуется для ограниченного перечня товаров. Его загружают в ЛК. Коды маркировки отправляются формированием УПД при FBO.

Маркировка: когда и кому она нужна

Честный знак – нацсистема цифровой маркировки изделий для отслеживания их передвижения от производителя для покупателя. Программа направлена на защиту рынка от контрафакта. С 2024 года список категорий, подлежащих маркировке, был расширен. Среди товаров спиртные и безалкогольные напитки, обувь, парфюмерия, медицинские изделия, одежда, БАДы, молочные продукты.

Взаимодействие площадки с системой прописано в договоре. Передача кодов осуществляется по схемам:

1. FBO. Код передается через УПД. Продавец отправляет изделие на склад платформы. Сотрудник маркетплейса проверяет корректность данных. Формируется УПД в ЛК и отправляется селлеру по ЭДО, который в течение 3 суток возвращает его с кодом.
2. FBS. Продавец формирует и наносит коды на товар заранее. После оформления заказа данные направляются маркетплейсу через ЛК. Площадка проверяет информацию через систему. После продажи код получает статус недействительного.
3. FBW. Селлер генерирует коды изделия и поставки. Наклеивает их на продукцию. Сотрудники площадки сканируют данные в сортировочном центре.

В 2025 году запущена оффлайн проверка маркировки товаров на соответствие обязательным требованиям.

Последствия отсутствия документации

Отсутствие обязательной документации чревато для селлера последствиями:

1. Назначение штрафа. Согласно статье 16.3 КоАП РФ для физлица он составляет до 2 000 рублей, должностных лиц – от 3 000 до 10 000 рублей, ИП – 10 000-20 000 рублей. На величину влияет размер компании. Малые предприятия – до 150 000 рублей, средние и крупные – до 300 000 рублей.
2. Блокировка аккаунта. Продавец теряет к нему доступ временно или навсегда.
3. Снижение позиции карточки. Рейтинг товара понижается, что негативно влияет на его видимость.
4. Рост числа отрицательных отзывов, потеря доверия потребителей. Заказы могут автоматически отменяться, что ухудшает репутацию селлера.

Проверка может привести к полной потере прибыли, низким рейтингам магазина и товара, отсутствию доверия покупателя.

Как упростить работу с документами: автоматизация

Специальные инструменты упрощают сотрудничество с маркетплейсом. К ним относятся программы SelSup, Cleverence, Scloud. Они автоматизируют некоторые процессы, облегчая работу селлера.

SelSup помогает контролировать документацию каждого товара. Продавец указывает название изделия и категорию, выбирает площадку, отмечает ТНВЭД. Программа автоматически выводит нужную информацию, включая необходимые для продажи документы, особенности расчета таможенных платежей, требования к маркировке. Самостоятельный поиск информации занимает продолжительное время. Программа обрабатывает данные за секунды. Такие инструменты упрощают работу на онлайн-площадке. Продавец точно знает, какие товары можно продавать сразу, для каких нужно получить сертификат, промаркировать. Можно не беспокоиться о проверках, обнаружении нарушений и штрафных санкциях.

Заключение

Грамотная подготовка документации – это основа стабильной работы на маркетплейсе. Она позволяет добиться доверия со стороны площадки, клиентов и контролирующих органов. Перед началом работы выясняют, какие документы для торговли на маркетплейсах требуются для разных категорий товара. Если сертификат или декларация не нужны, рекомендуется получить отказное письмо. Так продавец избежит споров с платформой, контролирующими организациями. Полезные инструменты, автоматизирующие рутинные процессы, значительно упрощают деятельность селлера, позволяя сосредоточиться на продвижении магазина.