Снижение затрат на производство: как провести оптимизацию и уменьшить издержки

Процесс уменьшения расходов, связанных с созданием и выводом продукции на рынок, влияет на конкурентоспособность компании на рынке. Чем ниже издержки, тем более привлекательной может быть цена, что позволяет привлечь больше клиентов и увеличить долю рынка. Снижение затрат на производство влияет на эффективность бизнеса, а также повышает прибыль.

Зачем нужна оптимизация издержек

Под ней понимают целенаправленное снижение затрат на производство, маркетинг, логистику без ущерба для качества продукции или услуг. Сокращение расходов позволяет сделать бизнес-процессы более эффективными и повысить конкурентоспособность производителя на рынке. Проводить оптимизацию нужно:

1. Для повышения прибыли и увеличения доходности. Чем ниже издержки, тем выше чистая прибыль.
2. Для поддержания конкурентоспособности. Чем ниже издержки, тем ниже цена. Это позволяет привлечь больше клиентов, а также увеличить долю рынка.
3. Для увеличения эффективности – уменьшая расходы, руководство повышает производительность, что положительно сказывается на бизнесе.
4. С целью улучшения качества продукции. Ресурсы можно направить на повышение качества продукта или услуги.
5. Для изменения имиджа компании.

Приведем примеры положительного влияния оптимизации, используя опыт известных брендов:

• Amazon – крупнейшая компания, занимающаяся электронной коммерцией, снизила затраты на логистику на 15% за счет автоматизации процессов;
• японская автомобилестроительная корпорация Toyota внедрила систему Lean Production, позволившую снизить траты на производство авто 30%, одновременно повысив их качество;
• американская многоотраслевая корпорация General Electric сократила издержки на 1 млрд. $ за счет внедрения Six Sigma, улучшившей качество продукции и снизившей брак.

Статистические данные подтверждают, что компании, внедряющие программы по оптимизации, достигают значительных результатов.

С чего начать

Рассмотрим пошаговый алгоритм, позволяющий разработать план действий:

1. Анализ текущих трат. Для этого нужно понять: на что уходит наибольшая доля в бюджете производства. Что учитывают: стоимость сырья и комплектующих, траты на энергоресурсы (электричество, газ, вода), заработная плата сотрудников и другие расходы на персонал, стоимость логистических услуг.
2. Определение целей. Они должны быть конкретными и иметь сроки выполнения. Пример: снизить затраты на материалы на 10% за 6 месяцев, уменьшить энергопотребление на 15% за квартал, понизить траты на логистику на 20% за полгода.
3. Разработка плана действий: что будет сделано для снижения издержек. Оптимизация поставок (выбор более выгодных поставщиков и заключение новых контрактов на поставку), автоматизация (внедрение автоматизированных систем для снижения затрат на труд), применения энергоэффективных технологий для снижения энергопотребления.
4. Реализация плана. Что имеется в виду: внедрение новых процессов и технологий, обучение сотрудников новым методам работы, модернизация оборудования.
5. Организация процесса мониторинга. Чтобы повысить эффективность бизнес-процессов, нужно регулярно отслеживать результаты, а также вносить корректировки в план, если это необходимо.

Когда станет понятно, какие затраты составляют наибольшую долю в общем бюджете, можно определить, на какие области следует обратить особое внимание. Разберемся вместе, какие методы эффективны в анализе структуры трат:

• метод ABC-анализа делит траты на три группы: A (самые важные), B (средней важности), C (наименее важные);
• метод XYZ-анализа выделяет три группы издержек: X (наиболее стабильные), Y (умеренно стабильные), Z (наименее стабильные).

CRM-системы имеют встроенные инструменты для автоматической генерации отчетов. Преимущества CRM и электронных баз данных:

1. Автоматизация: отчеты будут сгенерированы быстро, минимизация ошибок.
2. Информация хранится централизовано, что снижает риск дублирования или потери данных.
3. Анализ: отслеживать можно ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
4. Готовность к принятию решений: нужная информация всегда под рукой, что позволяют оперативно принимать управленческие решения.

Таким образом, наличие современной CRM-системы и развитой электронной базы данных существенно упрощает и ускоряет процесс анализа текущих затрат.

Рекомендации по сокращению расходов в кризис и обычное время

Ни один бизнес не застрахован от кризиса. Это состояние, при котором компания сталкивается с серьезными проблемами, угрожающими ее существованию. Проявляться в снижении прибыли, оттоке клиентов, недостатке ликвидности и других проблемах. Выход из кризиса требует комплексного подхода, включающего анализ причин, разработку стратегии антикризисного управления и реализацию мероприятий. Разберемся, что нужно делать на практике.

Перевод на удалёнку и использование аутсорса

Современные компании используют дистанционные рабочие практики и аутсорсинг как эффективные инструменты для снижения издержек. Перевод сотрудников на удалённую работу – это практика, при которой сотрудники выполняют свои должностные обязанности вне стационарного рабочего места. Преимущества:

• сокращение расходов на аренду офисных помещений;
• снижение трат на электроэнергию, воду, отопление и другие коммунальные услуги;
• удалённые сотрудники могут работать в удобное для них время, что повышает их продуктивность;
• сокращение расходов на оборудование и оргтехнику.

При аутсорсинге компания передает выполнение отдельных функций или процессов третьей стороне. Преимущества:

• сокращение расходов на заработную плату и социальные отчисления;
• третья сторона профессионально выполняет конкретные задачи, что повышает качество работы;
• снижение расходов на администрирование и управление персоналом;
• возможность оптимизировать бизнес-процессы, передав второстепенные задачи сторонним организациям.

Многие крупные компании активно используют удалённую работу и аутсорсинг для снижения издержек и повышения эффективности. Среди них: IBM, Microsoft, Apple.

Сокращение площади помещений

Для начала нужно провести анализ использования помещений. Необходимо понять, какие помещения используются эффективно, а какие простаивают. Это можно сделать с помощью:

• тепловых карт (Heatmaps), показывающих, какие помещения используются чаще всего;
• датчиков (Sensor data), собирающих информацию о движении;
• опросов персонала.

После этого необходимо определить, какие помещения можно объединить или реорганизовать для более эффективного использования. При помощи чего это может быть реализовано:

• открытая планировка Open-space layout, позволяющая увеличить количество рабочих мест;
• Hot desking, позволяющие сотрудникам работать в любое удобное время;
• рабочие места, организованные в зависимости от вида деятельности.

Одним из решений может стать переезд в меньшие помещения. Необходимо найти помещения, которые соответствуют нуждам компании.

Экономия на производстве

Основные методы оптимизации:

1. Бережливое производство (Lean production), направленное на устранение потерь и повышение эффективности.
2. Метод Six Sigma, направленный на повышение качества продукции и снижение брака.
3. Философия непрерывного совершенствования Kaizen, направленная на постоянное улучшение процессов.

Смена старого оборудования на современное повышает эффективность производства. Новый, функциональный аппарат зачастую превосходит устаревшие аналоги по многим показателям, что позволяет значительно уменьшить расходы на эксплуатацию и обслуживание, повысить качество продукции, увеличить производительность.

Сотрудничество с единомышленниками

Коллаборации стали популярным методом оптимизации расходов и повышения эффективности бизнеса. Сотрудничество с партнёрами позволяет снизить траты, разделить риски, воспользоваться дополнительными ресурсами.

Примеры успешных коллабораций:

• Tesla и Panasonic занимаются выпуском аккумуляторов для электромобилей;
• Apple и Intel совместно производят микропроцессоры для компьютеров MacBook.

Совместные проекты позволяют разделить затраты, риски, распределить ресурсы, что повышает конкурентоспособность.

Мотивация персонала

Система мотивации направлена на повышение их вовлечённости в процесс и продуктивности. Мотивированные сотрудники реже покидают компанию, что снижает затраты на подбор, а также обучение новых сотрудников. Это позволяет сэкономить на кадровых расходах.

На практике доказано, что мотивированный персонал самостоятельно решает возникающие проблемы, а также берет на себя инициативу, что снижает затраты на управление и координацию. Это позволяет освободить ресурсы для других задач.

Автоматизация процессов

Внедрение автоматизированных систем для выполнения рутинных операций позволяет снизить затраты на труд, повысить качество продукции, увеличить производительность. Автоматизация позволяет повысить эффективность бизнеса за счёт оптимизации процессов. Автоматизированные системы позволяют обрабатывать больше заказов и быстрее доставлять товары.

Роботизация необходима для снижения затрат на транспортировку, хранение и управление запасами. С ее помощью минимизируется риск появления ошибок, а также повышается точность обработки заказов. Автоматизация процессов без учета особенностей увеличивает затраты, а также снижает эффективность.

Как делать не стоит

Из-за отсутствия опыта многие компании допускают ошибки при оптимизации издержек. Сокращение заработной платы, увольнение сотрудников, снижение уровня мотивации ухудшают производительность. Сэкономив на персонале, вряд ли получится добиться результатов. Работники будут вынуждены работать больше, а низкий уровень мотивации не окажет положительного влияния на эффективность труда.

Снижение качества – одна из распространенных ошибок, которая может разрушающее влиять на бизнес. Это может привести к снижению спроса, ухудшению репутации, потере клиентов и прибыли. Отказ от рекламы ухудшает узнаваемость бренда, что может уменьшает покупательскую активность. Это не снизит траты, а увеличит их из расчета на одну единицу товара.

Если компания экономит на оборудовании или автоматизации, это становится причиной увеличения издержек. Отсутствие автоматизированных систем в условиях производства приводит к увеличению трат на труд, поскольку ручные операции требуют больше времени и усилий. Это увеличивает фонд оплаты труда, а также снижает рентабельность бизнеса.

Уменьшение издержек на производство увеличивает прибыль. Чтобы снижение затрат на производство не приводило к последствиям, необходимо анализировать данные, готовить персонал, а также учитывать особенности бизнеса.